ประเภทของการสื่อสาร
...การสื่อสารในวงการธุรกิจ มี 2 ประเภท คือ
1. การสื่อสารทางตรง หมายถึง การสื่อสารระหว่างบุคคลโดยตรง ได้แก่ การพูด ปรึกษาหารือ การเจรจาซื้อขายการอภิปราย การนำเสนอด้วยวาจา
2. การสื่อสารทางอ้อม หมายถึง การสื่อสารโดยผ่านสื่อกลาง ได้แก่ การประกาศ การให้ข่าว การโฆษณา การเขียนบทความ ฯลฯ หรือการสช้สื่อมวลชน เช่น หนังสือพิมพ์ โทรทัศน์ วิทยุ นิตยสาร วารสาร แผ่นพับ ใบปลิวหรือการสื่อสารโดยใช้บริการโทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ โทรเลข โทรพิมพ์ และ การสื่อสารโดยอินเทอร์เน็ต อีเมล์เป็นต้น
ลักษณะการสื่อสารที่ดี
1. มีความถูกต้อง
2. มีความรวดเร็ว
3. มีความประหยัด
4. มีประสิทธิภาพ
การสื่อสารโดยการส่งสาร เช่น การพูด การเขียน หรือการรับสาร เช่น การฟัง หรือการอ่าน ย่อมต้องการผู้ปฏิบัติงานที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถในการใช้ภาษาในการสื่อสารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดการฟังกับงานธุรกิจ การสื่อสารด้วยการพูด ซึ่งมีผู้รับสารหรือผู้ฟังควรมีจุดมุ่งหมายในการฟัง ดังนี้
1. เพื่อการเรียนรู้ ได้แก่ การฟังคำสอน และคำบรรยาย ผู้ฟังจะต้องฟังด้วยความตี้งใจ
2. เพื่อความเข้าใจ ได้แก่ การฟังคำสั่ง คำอธิบาย คำแนะนำ และการรายงาน
3. เพื่อการวิเคราะห์ ได้แก่การฟังการอภิปราย การวิจารณ์ การรายงาน และการโฆษณา
4. เพื่อการรายงาน ได้แก่ การฟัง การอภิปราย การประชุม สัมมนาเพื่อนำไปรายงานผล หรือการนำเสนอ
5. เพื่อการสนทนา ได้แก่ การฟังคู่สนทนาพูด เพื่อเกิดความรู้ สร้างสัมพันธไมตรี เพื่อธุรกิจ การต่อรอง ฯลฯ
6. เพื่อสร้างสรรค์จินตนาการ ได้แก่ การฟังเพื่อให้เกิดแนวความคิดที่กว้างไกล เกิดแนวความคิดที่ดี มีความแปลกใหม่
ลักษณะการฟังที่ดี
1. ทบทวนคำพูด คำสั่ง หรือคำอธิบาย ด้วยความรอบคอบ
2. บันทึกข้อความสำคัญ เช่น ใครทำอะไรที่ไหน เมื่อไร อย่างไร
3. ฟังด้วยความรู้สึกที่เป็นกลาง ไม่มีอคติใด ๆ
4. ควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับเรื่องที่ฟัง ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวิเคราะห์ข้อมูล ข่าวสาร
5. มีทักษะ และมีสมาชิกในการฟัง
6. มีวิจารณาญาณในการฟังเพื่อการตัดสินใจ
7. มีมารยาทในการฟัง เพื่อให้เกียรติผู้พูดด้วย
ขั้นตอนการฟัง
1. เตรียมตัวก่อนฟัง ได้แก่ การเตรียมตัวเอง เช่น ศึกษาความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่จะฟังไว้ล่วงหน้า
2. เลือกปัจจัยแวดล้อมในการฟัง เช่น การเลือกตำแหน่งที่นั่งฟังให้เหมาะสม
3. จดบันทึกข้อมูลข่าวสารที่ได้รับฟัง เพื่อการจดจำหรือนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ให้เกิดประโยชน์
4. มีสมาธิในการฟัง รับฟังการพูด้วยความตั้งใจ มีสมาธิทำให้จับใจความสำคัญได้เป็นอย่างดี
5. มีมารยาทในการฟัง เป็นการให้เกียรติผู้พูดโดยไม่คุย หรือแสดงกริยาเบื่อหน่าย
การฟังข้อมูลข่าวสารทางธุรกิจ
1. การฟังคำสั่งของผู้บังคับบัญชา ด้วยการฟังอย่างตั้นงใจและจดบันทึกสาระสำคัญ เมื่อพูดจบควรทบทวนคำสั่งเพื่อนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
2. การฟังการอภิปราย หรือการฟังการประชุม ต้องฟังด้วยความเป็นกลางไม่มีอคติใด ๆ
3. การฟังบรรยาย ต้องฟังด้วยความตั้งใจ จับใจความสำคัญแล้วบันทึกข้อมูล
4. การฟังรายงานสรุปผลการปฏิบัติงาน ต้องฟังด้วยความรู้ ความเข้าใจ สามารถให้ข้อคิดเห็นหรือเสนอแนะเพื่อเป็นประโยชน์ในการทำงานต่อไป เช่น การฟังรายงานการขาย รายงานสรุปผลประจำปี
